РуЛиб - онлайн библиотека > Воротынцева Тамара > Делопроизводство > Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха
Читаем онлайн «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха»
Тамара Воротынцева Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха
Предисловие
Здравствуйте, уважаемый читатель! Я – автор книги, которую вы держите в руках. Эта книга задумана мной как простой и удобный справочник для людей, которым по роду деятельности приходится часто общаться с деловыми партнерами и клиентами по электронной почте и важно быть в таком общении успешными. В ней обобщен мой личный опыт ведения деловой переписки, опыт моих коллег, партнеров и клиентов. Я буду рада, если эта книга поможет вам освоить инструменты грамотного ведения деловой переписки и приобрести навыки, необходимые для эффективного общения по электронной почте. Я надеюсь, что читать эту книгу вам будет легко и интересно. Важно лишь вникать в суть приемов и правил, а потом применять их на практике. Искренне надеюсь, что эта книга поможет вам: • писать электронные письма быстро и легко; • писать предельно ясно и максимально убедительно; • выражать свои мысли в письме энергично, вежливо и эффективно; • достигать в письмах своих целей; • овладеть грамотными клише современного делового письма; • быть уверенным в соответствии вашего письма правилам хорошего тона, общепринятым в современном деловом сообществе; • формировать собственный позитивный имидж и имидж компании в глазах клиентов и деловых партнеров; • сделать вашу деловую переписку максимально успешной.С уважением, Тамара Воротынцева.
Правило успеха № 1. Следовать принципам современной деловой переписки
Эта книга называется «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Все правила, которые помогут вам стать успешными при написании делового письма, я собрала в единую картинку, придав ей подобие пирамиды. Она выглядит вот так (рис. 1).Рис. 1. Пирамида навыков деловой переписки Обратите внимание: пирамида расположена на определенном основании. Этим основанием является грамотность. Невозможно говорить об эффективности и успешности делового письма, если оно написано с орфографическими, пунктуационными или другими ошибками. На страницах данной книги правила русского языка не рассматриваются подробно. При этом я допускаю мысль о том, что их краткое повторение для человека, пишущего письма, никогда не помешает. Понимая, что знания из школьного курса русского языка порой забываются, а времени на обращение к справочникам зачастую нет, я составила для вас своего рода шпаргалку-помощник по основным правилам (вы найдете ее в конце книги). Нарушение этих правил встречается в современной переписке наиболее часто. А ошибки, допускаемые из-за их незнания, всегда бросаются в глаза. Буду рада, если эта шпаргалка-помощник сэкономит ваше время и вовремя даст ответ на затруднительный с точки зрения правильного написания вопрос. Уровни пирамиды – это те ступени, по которым мы с вами будем подниматься в освоении мастерства деловой переписки. На каждом из уровней располагаются определенные практические инструменты и приемы, которые нужно знать, чтобы письмо было эффективным и решало поставленные перед ним задачи. На мой взгляд, формула успешного делового письма выглядит так. Эффективное письмо:
Решение поставленной задачи + Оптимальность сроков + Комфортность общения
О том, как эту формулу реализовать практически, я вам расскажу на страницах книги. Наверное, вы обратили внимание, что пирамида имеет стержень? Как вы думаете, какое слово, по моему замыслу, необходимо поместить внутрь этого стержня? Какие у вас есть предположения? Наверняка сейчас вы мысленно произносите: «суть», «главный смысл», «основная мысль письма». И это правильно! Стержнем пирамиды является цель письма. Именно это понятие я пишу внутри (рис. 2).
Рис. 2. Цель письма как стержень пирамиды
От цели, которую вы ставите перед собой при написании, будет зависеть арсенал необходимых вам инструментов. В одних письмах достаточно только ясности изложения (и ее инструментов), в других не обойтись без инструментов дополнительной убедительности (воздействия на адресата), а в третьих вам пригодятся техники работы с «трудными» письмами. Далее мы подробнее остановимся на целях, которые могут стоять перед деловым письмом, и освоим все уровни пирамиды. А сейчас пойдем дальше. Электронное письмо в современном деловом мире – это универсальный инструмент, при помощи которого мы можем решать вопросы, находить новых клиентов и партнеров, делать прочными имеющиеся деловые связи, укреплять и расширять бизнес. А можем и наоборот: «упускать» клиентов, терять партнеров, «тормозить» работу и развитие бизнеса. Как это происходит в реальности? В качестве иллюстрации предлагаю вам ситуацию из собственной практики[1]. Минувшей